Библиотека HR-менеджера

Автор: Антонова Мария

Несколько лет назад интервью при увольнении практиковали в основном западные компании. Сегодня же и российские специалисты, ориентируясь на опыт заграничных коллег, чаще склоняются к такому целесообразному завершению деловых отношений.

Работа над ошибками

Беседу с уходящим сотрудником также называют финальным интервью. Разрешить конфликтную ситуацию, избежать возможного негатива со стороны уходящего сотрудника – важная, но далеко не единственная цель такого разговора. Иногда благодаря финальному интервью можно наладить отношения или удержать в компании перспективного сотрудника. А бывает и так, что перед интервьюером ставится задача – сообщить об увольнении по инициативе руководителя или по сокращению штата и договориться о выплате определенных компенсаций. Нередко грамотно проведённая беседа позволяет не допустить распространения информации, порочащей доброе имя компании.

Опытные кадровики отмечают: зачастую официальная причина ухода сотрудника не соответствует истинным обстоятельствам. «Финальное интервью помогает вскрыть те проблемы, о которых сотрудник не решился бы рассказать, работая в компании. Соответственно, сделав правильные выводы и внеся в работу с персоналом определенные коррективы, в дальнейшем таких ошибок удается избежать», – считает Елена Дворянчикова, директор по персоналу компании UTE Megapolus Group. Марина Терёшина, HR-менеджер компании «Компьютеры и Оргтехника», также замечает: «В нашей компании большое внимание уделяется адаптации сотрудников при приеме их на работу. Тем не менее, какой-то процент текучести всегда был, есть и будет. Для того чтобы лучше разобраться в причинах этого явления и принять меры по его устранению, мы и проводим финальное интервью».

По словам Алины Шапуриной, HR-менеджера компании «BA-tours», в российских компаниях, как правило, финальное собеседование организуют только с ведущими специалистами, хотя теоретически интервью при увольнении надо проводить с любым сотрудником, независимо от его категории. Это необходимо, как минимум, для того, чтобы определить возможные перспективы в дальнейшем профессиональном самоопределении человека. «Я считаю, что следует разработать методику и написать сценарий: для top-менеджмента – классическое интервью, а для остальных сотрудников – укороченное и попроще», – говорит эксперт. Одна из главных задач финального собеседования – получить обратную связь. Причём мнение сотрудника, не скованного официальными отношениями, не просто интересно, а необходимо. Согласитесь, конструктивная критика полезна. «Основной момент, который необходимо обсудить с уходящим сотрудником – причина его увольнения. Возможно, у него была чрезмерная нагрузка, низкая материальная оценка труда, проблемы в общении с коллективом, руководством или трудности, связанные с выполнением определенных обязанностей. Важно понять, что именно не устраивало сотрудника», – утверждает Алина Шапурина.

Момент завершения любых отношений, в частности деловых, крайне важен. Процесс расставания не должен перечеркнуть период сотрудничества. Поэтому любая компания, которая заботится о своей репутации и уважает каждого сотрудника, не может обойтись без финального интервью.

Интервьюер: кто он?

Ответ на вопрос «Кто должен проводить такое интервью?» не всегда однозначен. «Как правило, финальное интервью проводит либо сотрудник отдела персонала, либо непосредственный руководитель увольняющегося, а по-хорошему, должен и тот и другой», – говорит Елена Дворянчикова. Алина Шапурина считает, что

финальное интервью должен проводить HR-менеджер, потому что в ситуации конфликта между начальником и подчинённым он является независимой стороной и может объективно рассмотреть ситуацию.

Задача эйчара – найти верный подход к собеседнику. Нужно проявить понимание, быть внимательным слушателем. Необходимо позволить сотруднику выговориться. «Конечно, не всякий человек станет так откровенничать, – говорит Марина Терешина. – Здесь очень важно установление психологического контакта на начальном этапе, еще при поиске и отборе персонала. Также значима степень доверия сотрудника к менеджеру по персоналу: насколько правдиво и четко человеку обрисовали его работу и условия при приеме, насколько грамотно его адаптировали и ввели в должность, настолько и будет (он) откровенен при разговоре».

Финальное интервью может проводиться не только в виде устной беседы. Галина Полысалова, HR-менеджер компании «Автобан-СевероЗапад», рассказывает: «В нашей организации финальные интервью не проводятся. На прежней моей работе, в компании «Manispa», мы проводили финальное интервью перед увольнением, этим занимался отдел планирования персонала. Сотрудник, подавший заявление на увольнение, заполнял анкету, в которой подробно рассказывал о причинах и обстоятельствах, побудивших его уволиться. В частности, анкета включала вопросы о том, что именно по его мнению, можно изменить или усовершенствовать в работе его отдела и его личной работе, рабочем месте, организации труда. Далее эти анкеты изучались и анализировались, делались выводы, что благоприятно сказывалось и на корпоративной культуре, и на производственных процессах».

Правильные вопросы

Финальное интервью, конечно, отличается от интервью, которое проводится при приеме на работу. «Увольняющийся человек уже знаком. Это дает много преимуществ при последнем разговоре. Финальное интервью – это уже не официально-холодное собеседование, а скорее, разговор по душам, – говорит Елена Дворянчикова. – К каждому человеку нужен свой подход, и интервью должно проходить в свободной форме, желательно «без лишних ушей». Поэтому, с одной стороны, допустимо уйти в переговорную комнату. С другой стороны, вопрос «Почему человек уходит из компании?», заданный в приватной беседе и непринужденной обстановке скорее выведет увольняющегося на откровенную беседу».

HR-менеджер должен задавать «правильные» вопросы. Не следует расспрашивать сотрудника о личной жизни, требовать от него компромата на коллег. Алина Шапурина объясняет: «В ходе финального интервью HR-менеджер заполняет специальную форму и задаёт вопросы, которые можно условно разделить на несколько групп: отношения с коллективом/руководителем, мнение о компании и занимаемой должности, оценка собственных достижений, планы на будущее».

Некоторые менеджеры по персоналу считают наиболее эффективными не шаблонные, а личностно ориентированные вопросы. Ведь все люди разные, одинаковые обстоятельства увольнения встречаются редко, и универсальные вопросы составить нелегко. Марина Терёшина рассказывает: «Вопросы я задаю каждому человеку индивидуальные, подстраиваясь под его темп речи, характер, настроение. Зачастую бывает достаточно посетовать, мол, очень жаль, что человек решил нас покинуть. Большинство соглашается, подхватывает и рассказывает о всех своих сложностях».

Многие эйчары считают, что строго определенного набора приёмов проведения финального интервью нет. Есть общие правила грамотного построения беседы, а детали зависят от ситуации. Святослав Румянцев, HR-менеджер компании promoHR, делится личным опытом: «Мои приёмы проведения финального интервью просты:

если человек не нужен компании по каким-то причинам (нехватки средств, избытка персонала), то я задаю вопросы мило и вежливо, если совершён какой-либо проступок, то веду беседу брутально».

Зелёный свет

В ходе интервью можно выявить «болевые точки», проблемы компании, узнать, как устроена работа внутри компании, что можно изменить. Алина Шапурина объясняет: «Информация, полученная от уходящего сотрудника, нужна, в первую очередь, для анализа. Например, если вдруг текучесть кадров превысит нормативное значение, анализ и сопоставление финальных интервью могут очень помочь в выявлении причин негативной тенденции и подсказать шаги для стабилизации или улучшения ситуации. Прощальное собеседование позволяет определить пути дальнейшего развития компании».

Елена Дворянчикова замечает, что таким образом можно узнать об атмосфере в коллективе, о недоработках работодателя, о загруженности персонала, о пожеланиях увольняющегося. «Поэтому можно сделать коррекцию необходимых аспектов работы, в том числе с учетом пожеланий сотрудников, – считает эксперт. – Например, оптимизировать график работы, улучшить условия труда, ввести дополнительные льготы, изменить мотивационную составляющую».

Не всегда интервью при увольнении приводит к прощанию, иногда во время беседы удаётся прийти к обоюдному позитивному решению. «В результате такого прощального разговора бывали случаи, что хорошего сотрудника удавалось оставить в компании на прежней должности, изменив условия его труда, либо предложив ему другой, более интересный для него вариант продвижения по службе. В идеале, чем раньше провести такой разговор, тем лучше», – считает Елена Дворянчикова. «Могу добавить, что после финальных интервью около 30% сотрудников оставались в стенах нашей организации и продолжали свою работу», – говорит Галина Полысалова. Марина Терёшина отмечает:

«Примерно в двух случаях из десяти удается не потерять ценного работника, переориентировав его на другую должность, предложив ему что-то новое, интересное.

Поняв конкретные причины недовольства сотрудника, можно и нужно их анализировать. Это позволяет предотвращать многие проблемы с персоналом, улавливая негативные тенденции в самом их зародыше». Мир тесен, и, возможно, завтра бывший сотрудник станет нынешним. Елена Дворянчикова замечает: «Когда ценный сотрудник все же увольняется по каким-либо причинам, мы всегда даем ему «зеленый свет» вернуться обратно, и бывало не раз, когда человек, уйдя из компании и обретя новый полезный опыт на другом месте службы, через какое-то время возвращался к нам, принося с собой много новых идей!»